• Оглавление

• Зачем бизнесу автоматизация казначейства
• Типовые боли и потери
• Целевой процесс: как это работает каждый день
• Быстрый пилот за 6 недель
• Данные и интеграции простыми словами
• KPI и экономический эффект
• Риски внедрения и как их снять
• Кейс‑зарисовка: от хаоса к календарю за месяц
• Чек‑лист готовности
• Вопросы руководителю и команде
• Итоги

Зачем бизнесу автоматизация казначейства

Сколько денег у вас на счетах утром во вторник? Хватит ли на зарплаты и налоги через две недели? Когда лучше платить поставщику, чтобы получить скидку и не сорвать отгрузку? На эти вопросы казначей отвечает каждый день. И чем крупнее бизнес, тем дороже ошибки — от штрафов и сорванных поставок до простого «сгоревшей» скидки за раннюю оплату.

Автоматизация казначейства — это настройка прозрачного потока «заявка → согласование → платёж → учёт → прогноз», где:

• каждый платёж виден заранее в платёжном календаре;
• заявки на платежи заводятся в одном месте и проходят понятный маршрут согласования;
• дубли и ошибки ловятся до банка, а не после возврата платежа;
• остатки и лимиты по счётам видны в разрезе компаний, валют и дней;
• прогноз ликвидности обновляется за минуты, а не за полдня ручной сводки;
• риск кассовых разрывов падает, а стоимость денег — вместе с банковскими комиссиями.

По факту это даёт руководству ровно то, что ценится больше всего: предсказуемость и скорость принятия решений без «поздних сюрпризов».

Типовые боли и потери

• Разрозненные таблицы. У каждого подразделения свой файл с платежами. Версия «финал_8_новая_точно» появляется в 16
  в день платежей.
• Непрозрачные остатки. Много банков и счетов, часть денег «лежит мёртвым грузом», в другом юрлице — дефицит.
• Случайные приоритеты. Платим тем, кто громче всех написал. Поставщик стратегический — платёж утонул.
• Комиссии и штрафы. «Срочные» платежи в конце дня, просрочка налогов, возвраты из банка из‑за ошибок реквизитов.
• Дубль-платежи и утечки. Нет единой точки контроля назначения платежа и договора, слабое разделение ролей.
• Нулевой горизонт. «Календарь» живёт в голове у одного специалиста. Как только он в отпуске — кассовые разрывы.

Цифры, которые часто видим на старте:

• 4–8 часов в день — ручная сводка календаря и остатков.
• До 30% платежей — «срочные», с повышенной комиссией.
• Просрочка ключевых платежей — 3–7% случаев в месяц.
• Точность прогноза на 7 дней — 50–60% (разброс слишком велик).

Целевой процесс: как это работает каждый день

Ниже — целевая схема без сложных терминов. Важно: порядок и роли. Технологии — лишь инструмент.

1) Заявка на платёж

• Источник: договор, счёт от поставщика, налог, зарплата, аренда.
• Кто создаёт: инициатор из подразделения, закупки или бухгалтерия.
• Что заполняется: получатель, договор/заказ, сумма и валюта, дата ценности (когда деньги должны уйти), приоритет (жизненно важно/важно/можно перенести), статья бюджета.
• Автоматические проверки: есть ли договор, нет ли дубля, попадает ли расход в бюджет, корректен ли ИНН/БИК, нет ли стоп-листа.

2) Согласование

• Маршрут зависит от суммы, статьи и контрагента.
• Роли: инициатор → руководитель → владелец статьи бюджета → казначей.
• Чёткие пороги: до 500 тыс. — один уровень, до 5 млн — два уровня и т.д.
• Сроки и эскалации: задержались >24 часов — напоминания и замена согласующего.

3) Платёжный календарь

• Сводит все утверждённые заявки по датам и валютам.
• Видно: обязательные платежи (налоги, зарплата), договорные (поставщики), прочие.
• Балансовая формула проста: Остаток начальный + Поступления − Выплаты = Остаток конечный на дату.
• Перетаскиваемый приоритет: если дефицит — видно, что можно перенести и что нельзя.

4) Исполнение платежей

• Казначей выгружает реестр в банк (или запускает из системы) — только утверждённые заявки.
• Автоподстановка реквизитов из справочника, защита от изменений «на лету».
• Контроль лимитов: по счёту, банку, валюте, контрагенту, проекту.
• Разделение ролей: кто создал — не подтверждает, двойной контроль.

5) Учёт и сверка

• Приход выписки — автоматическая сверка: платёж прошёл — заявка закрыта, дата и сумма фактические.
• Отклонения фиксируются: перенесено, частично оплачено, отклонено банком.
• Учёт в разрезе статей, проектов и договоров — отчёт готов без ручного копирования.

6) Прогноз ликвидности

• Горизонт 13 недель (или 6 недель) по всем счетам и валютам.
• Источники поступлений: продажи (планы/заказы), возвраты НДС, проценты по депозитам.
• Сценарии: базовый, пессимистичный, оптимистичный. Решения: когда брать кредитную линию, когда размещать излишки.

Быстрый пилот за 6 недель

Важно быстро показать ценность, а не «строить космодром». Стартуем с 2–3 юрлиц и 1–2 банков, затем расширяем.

• Неделя 1. Диагностика процессов и ролей: какие платежи, кто согласует, где узкие места. Описываем целевой маршрут согласования и пороги сумм. Настраиваем справочники контрагентов и статей.
• Неделя 2. Формы заявок и календарь. Утверждаем минимальный набор полей: получатель, договор/основание, сумма, дата, приоритет, статья. Собираем платёжный календарь, настраиваем приоритеты и простую визуализацию дефицита/излишков.
• Неделя 3. Проверки и лимиты. Подключаем автоматические проверки: бюджет, дубли, реквизиты, стоп‑листы. Задаём лимиты по счётам и валютам.
• Неделя 4. Исполнение платежей и сверка. Настраиваем выгрузку реестра в банк удобным способом и автоматическую сверку по выписке. Формируем отчёт: «План/факт платежей по дням, остатки и расхождения».
• Неделя 5. Прогноз на 6–13 недель. Подключаем поступления от продаж и графики регулярных платежей. Делаем сценарии и «что‑если»: перенос 10% поступлений, задержка одного крупного платёжщика.
• Неделя 6. Обучение, регламент и метрики. Пишем короткие инструкции, фиксируем SLA согласования, запуск. По результатам — список улучшений для тиража.

Результат пилота: платёжный календарь в 1 окне, заявки с маршрутами, свёрка по выпискам и прогноз на 6–13 недель. Время на обновление — 15–30 минут вместо 4–8 часов.

Данные и интеграции простыми словами

Никакой «чёрной магии». Нужны четыре вида данных:

• Справочники. Контрагенты, договоры, статьи бюджета, банковские счета. Они должны быть едиными, без дублей.
• Операционные данные. Заявки на платежи, утверждённые документы из закупок и продажи (счета, заказы).
• Банковские данные. Остатки и выписки по счетам. Идеально — ежедневные, лучше — несколько раз в день.
• Планы и бюджеты. Утверждённые лимиты и прогнозы по продажам/закупкам.

Как это соединяется:

• Заявки «понимают» из какого договора платим и по какой статье.
• Календарь складывает всё по датам и валютам.
• Выписка «помечает» что прошло, а что нет.
• Прогноз дополняется планами поступлений и регулярными платежами.

Важно: интеграции можно запускать поэтапно. На пилоте достаточно ежедневной загрузки остатков и выписок, плюс справочники раз в сутки. Позже — автоматическое обновление чаще, если нужно. Главный критерий — стабильность и чистота данных, а не скорость любой ценой.

KPI и экономический эффект

Что измеряем и как доказываем пользу:

• Точность прогноза ликвидности.
  • На T+7: цель 85–95% (доля дней, где факт попадает в допустимый коридор ±5–10%).
  • На T+30: 75–85% — достаточно для планирования кредитных линий.
• Скорость обновления платёжного календаря: было 4–8 часов, станет 15–30 минут.
• Доля «срочных» платежей: −50–70% (меньше повышенных комиссий и рисков)
• Количество ошибок/возвратов из банка: −60–90% за счёт проверок реквизитов и дублей.
• Просрочка ключевых платежей: до <1% случаев в месяц.
• Экономия на комиссии и процентах: 10–30% за счёт плановых платежей и централизации остатков.
• Высвобождённое рабочее время казначеев: −50–70% рутины, больше времени на решения и переговоры с банками.

Как это складывается в деньги:

• Меньше кассовых разрывов — меньше экстренных займов под высокий процент.
• Меньше «срочных» платежей — ниже комиссии.
• Централизация остатков — меньше лежащих без дела денег, больше дохода от размещения.
• Предсказуемые выплаты — выше доверие поставщиков и шанс на скидки за раннюю оплату.

Риски внедрения и как их снять

• Сопротивление пользователей. Решение — простые формы заявок, понятные пороги сумм, обучение на реальных кейсах, поддержка в первые 2–3 недели.
• «Мусорные» справочники. Решение — чистка дублей и ответственный за каждый справочник. Лучше потратить 3–5 дней на чистку, чем жить с хаосом.
• Перегиб с согласованиями. Слишком много уровней — узкое горло. Решение — чёткие пороги и автоматические эскалации.
• Безопасность. Решение — разделение ролей: кто заводит — не подтверждает; двухфакторное подтверждение платежей; журнал действий.
• Завышенные ожидания. Казначейство — не волшебная палочка. Прогноз — это вероятности. Чётко фиксируем метрики и допускаемые отклонения.

Кейс‑зарисовка: от хаоса к календарю за месяц

Производственная компания, 6 юрлиц, 9 банков, 38 расчётных счетов. Ежедневно 120–150 платежей, из них 40% «срочные» — под повышенную комиссию. Прогноз на 4 недели не делали, каждый день — ручная сводка остатков из таблиц.

Что сделали на пилоте за 5 недель:

• Ввели заявки на платежи с проверками договоров и бюджетов.
• Настроили календарь по дням и валютам, обязательные/договорные платежи — раздельно.
• Подключили ежедневные выписки, сверку платежей и отчёты «план/факт».
• Запустили прогноз на 8 недель с тремя сценариями.

Итоги через 2 месяца:

• «Срочные» платежи упали с 40% до 12%.
• Ошибки реквизитов — с 15 в неделю до 1–2 раз в месяц.
• Точность прогноза T+7 — 91%, T+30 — 79%.
• Экономия комиссий и процентов — около 1,8 млн ₽ в квартал.
• Время на сбор календаря — 25 минут вместо 5 часов.

Чек‑лист готовности

• Есть список статей расходов и понятные владельцы бюджетов.
• Договоры и контрагенты очищены от дублей — хотя бы по ключевым поставщикам и налогам.
• Утверждены пороги согласований и роли.
• Определены источники поступлений (продажи, возвраты налогов) и формат передачи данных.
• Банки подтверждают доступность регулярной выгрузки выписок и остатков.
• Руководство согласовало KPI пилота и сроки.

Вопросы руководителю и команде

• Какие платежи для нас «жизненно важны», и кто принимает решение в спорных случаях?
• Сколько «срочных» платежей сейчас и почему они возникают?
• Какой горизонт прогноза нам критичен: 6, 8 или 13 недель?
• Готовы ли мы централизовать остатки и управлять лимитами по банкам?
• Где сегодня главная потеря времени в подготовке платежей?

Итоги

Автоматизация казначейства — это не про «красивую диаграмму» и не про ещё один «реестр». Это про управляемую ликвидность, где деньги работают, а не лежат без пользы. Начните с понятных ролей, заявок и календаря, добавьте проверки и прогноз — и через 6 недель у вас появится прозрачная картина денег на ближайшие 13 недель и инструмент для уверенных решений. Выигрыш — в снижении кассовых разрывов, комиссий и хаоса; а главное — в том, что финансы перестают «тушить пожары» и начинают управлять будущим.